Formidlingsopgaver udgør en væsentlig og integreret del af arbejdsdagen for mange administrative medarbejdere og stiller en række særlige kompetencekrav i tillæg til dét at kunne kommunikere og give god service.
New Insight har for efteruddannelsesudvalget HAKL gennemført en analyse af, i hvilke situationer administrative medarbejdere har formidlingsopgaver, og hvilke kompetencer det kræver at varetage formidlingsopgaver. Der er i analysen tale om formidling, når medarbejderne leverer viden og budskaber med det formål at videndele, rådgive eller vejlede.
Analysen viser, at der er et naturligt samspil mellem at varetage administrativ-faglige opgaver og at formidle viden og budskaber. For nogle medarbejdere handler det om formidling over for kunder, leverandører eller samarbejdspartnere, mens det for andre handler om formidling internt i virksomheden over for kolleger og ledelse. Formidlingsopgaverne udspringer af, at administrative medarbejdere ofte har en stor arbejdsmæssig kontaktflade internt i organisationen eller eksternt.
Formidlingsopgaver har de senere år fået større fokus og værdi i virksomhederne. I den forbindelse har det fået stor betydning, at man er meget bevidst om, hvem der er målgruppe for formidlingen, hvilke formidlingsmetoder der anvendes og med hvilken kvalitet formidlingen gennemføres. Selvom der i stigende grad anvendes it ved formidling, er den personlige kontakt fortsat i fokus og er i nogle tilfælde selve platformen for formidlingen.
Medarbejdere, der varetager formidlingsopgaver, skal naturligvis kunne kommunikere og give god service. Herudover skal de have målgruppe- og kulturforståelse og skal kunne anvende forskellige formidlingsformer. De skal kunne gennemføre evaluering og kunne tage konsekvens af evalueringen. De skal kunne planlægge, strukturere og facilitere processer, også når der sker noget uforudset. Der kan være modsatrettede interesser i formidlingssituationen, og derfor skal medarbejderne kunne håndtere konflikter og kritiske situationer. Rådgivning og vejledning kan være en del af formidlingen, og derfor skal medarbejderne have kendskab til vejledningsmetoder og processer. Endelig er der administrative medarbejdere, der har til opgave at instruere kolleger fx om brug af it-programmer eller om håndtering af administrative opgaver, og her er det vigtigt at have kendskab til undervisningsmetoder.
Hele undersøgelsen kan læses her.
Hvis du ønsker at vide mere om analysen, er du velkommen til at kontakte chefanalytiker Gitte Vedel på gv @ newinsight.dk eller på tlf. 3369 1304.
